1. 建設(shè)背景
辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡稱OA)，是將計(jì)算機(jī)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)辦公方式，進(jìn)而形成的一種新型辦公方式。辦公自動(dòng)化利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息化技術(shù)，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動(dòng)或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)而高效地處理辦公事務(wù)和業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的高效利用，進(jìn)而達(dá)到提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。
結(jié)合建成符合大學(xué)師生需求的辦公自動(dòng)化(OA)管理系統(tǒng)，將極大地提升了學(xué)校教學(xué)、科研、管理、生活服務(wù)等方面的信息化水平。同時(shí)，將主要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與信息化公共服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行集成，有效整合校內(nèi)各部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)全校數(shù)據(jù)的高效交換、統(tǒng)一訪問、高度共享和充分利用，以信息化手段提高辦學(xué)水平。
2. 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
大學(xué)辦公自動(dòng)化(OA)管理系統(tǒng)主要包括日常辦公、公文管理、個(gè)人服務(wù)、行政管理、檔案管理、黨建管理、系統(tǒng)管理、移動(dòng)OA、短信平臺(tái)等模塊。
圖 2.1#x2011;1 功能結(jié)構(gòu)圖示
2.1日常辦公
2.1.1 待辦事宜
用于提醒用戶當(dāng)前代辦事項(xiàng)，進(jìn)行日常按時(shí)提示、備忘提示等。用戶可以自行設(shè)置提醒內(nèi)容、提醒時(shí)間，同時(shí)也可以根據(jù)用戶的日程信息進(jìn)行提醒。
2.1.2 通知公告
用于發(fā)布通知公告，可以對(duì)標(biāo)題、發(fā)布日期進(jìn)行查詢，可對(duì)公告內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)。各科室可以根據(jù)工作需求，發(fā)布公告內(nèi)容以及在門戶上展示公告信息。
2.2公文管理
2.2.1 發(fā)文管理
(1) 發(fā)文擬稿
通過公文流程引擎實(shí)現(xiàn)擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、復(fù)核、編號(hào)、排版、校對(duì)、打印等操作，保留公文流程所有歷史修改痕跡，并可配備電子簽章;
(2) 發(fā)文登記查詢
對(duì)已發(fā)文的詳細(xì)信息、審批狀態(tài)等進(jìn)行查詢。
(3) 發(fā)文管理
管理所有已在發(fā)文擬稿中發(fā)起審批流程的文件，可以對(duì)不需要的文件進(jìn)行刪除。待發(fā)文流程結(jié)束后，簽發(fā)的各類文件將自動(dòng)轉(zhuǎn)到檔案管理進(jìn)行歸檔。
2.2.2 收文管理
(1) 收文登記
以電子文檔形式對(duì)外來公文進(jìn)行登記，支持word、excel、pdf等電子文檔的上傳;
(2) 收文登記查詢
可以對(duì)已登記及辦理過的收文進(jìn)行查詢。
2.2.3 督辦催辦
按工作時(shí)限的要求，對(duì)業(yè)務(wù)辦理的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，對(duì)公文超時(shí)自動(dòng)提示報(bào)警和催辦。在規(guī)定時(shí)限內(nèi)未辦理完成時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)傳遞出信息，提醒經(jīng)辦人。
2.2.4 公文模板
部門內(nèi)部或?qū)ν獍l(fā)起的公文需有一定的格式，這些固定的格式將以公文模板的形式存儲(chǔ)。每次草擬公文時(shí)，系統(tǒng)可快速調(diào)出對(duì)應(yīng)的公文模板，方便快捷。模板設(shè)置用來設(shè)置發(fā)文、請(qǐng)示中可直接調(diào)用使用的公文模板。設(shè)置組織常用的公文模板，可以規(guī)范公文形式，提高公文撰寫及發(fā)布的效率。
公文模板包括公文的紅頭、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文類型、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、主題詞等信息，用戶可以自行新建、修改和刪除公文模板。
2.3個(gè)人服務(wù)
2.3.1 電子郵件
集成校園電子郵件系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)用戶的單點(diǎn)登錄。用戶登錄OA系統(tǒng)后，進(jìn)入電子郵件模塊，自動(dòng)登錄校園電子郵件系統(tǒng)，查收、發(fā)送電子郵件。
2.3.2 考勤管理
考勤管理功能模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)單位人員考勤的全方面管理。包含記錄教職工的考勤異常情況，記錄請(qǐng)假信息，設(shè)置休息日，設(shè)置上下班簽到、簽退時(shí)間;同時(shí)，可生成考勤日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)等，支持查詢?yōu)g覽、用戶自定義打印統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
用戶可根據(jù)需要，將考勤管理與系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，當(dāng)用戶登錄系統(tǒng)，則默認(rèn)為用戶簽到管理，用戶在系統(tǒng)中可進(jìn)行下班打卡、請(qǐng)假、外出登記，從而更好地實(shí)現(xiàn)人員考勤管理。
2.3.3 請(qǐng)假管理
建立人員請(qǐng)假管理模塊，詳細(xì)記錄人員請(qǐng)假過程并根據(jù)請(qǐng)假類別進(jìn)行分類化、規(guī)范化管理。完成對(duì)事假、病假、公假、喪假、婚假、工傷等不同請(qǐng)假類別的審批，同時(shí)與考勤情況相掛鉤，自動(dòng)在考勤里生成請(qǐng)假記錄等。
圖 2.3#x2011;1 人員請(qǐng)假流程圖
2.3.4 個(gè)人信息
支持用戶個(gè)人信息的編輯與展示，支持用戶登錄密碼的修改。
2.4人事管理
建立人事管理模塊，可以實(shí)現(xiàn)全校教職工編制信息、職務(wù)信息、職稱信息、退休人員信息的錄入、統(tǒng)計(jì)與管理，可以全面反映人員增減、職務(wù)變動(dòng)、職稱變動(dòng)的信息，理清全局人員人事信息變化過程，便于進(jìn)行人事管理。
2.4.1 人員信息管理
提供對(duì)人員基本信息進(jìn)行新增、修改、刪除、查看等多種操作，實(shí)現(xiàn)將人員基本信息按編制錄入系統(tǒng)，建立人員基本信息管理臺(tái)賬，主要包括人員姓名、性別、出生年月、年齡、職稱、職務(wù)、編制、崗位等信息。
2.4.2 人事信息查詢統(tǒng)計(jì)
基于人員信息的數(shù)據(jù)支撐上進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，支持對(duì)單位工作人員的職務(wù)、職稱、編制情況、退休情況等條件進(jìn)行單獨(dú)查詢統(tǒng)計(jì)。
2.4.3 人事信息統(tǒng)計(jì)分析
基于人事信息的數(shù)據(jù)支撐上，從單位角度，針對(duì)年齡分布、學(xué)歷分布、工齡分布、民族分布、性別分布、職務(wù)分布、職務(wù)級(jí)別分布等進(jìn)行多維度分析統(tǒng)計(jì)。
圖 2.4#x2011;1 人事信息統(tǒng)計(jì)分析
2.5行政管理
2.5.1 通訊錄管理
通訊錄管理包括對(duì)個(gè)人通訊錄和公用通訊錄的管理。
2.5.2 物資管理
建立物資管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)辦公用品、固定資產(chǎn)的網(wǎng)上審批，方便各科室進(jìn)行申購，也方便辦公室及財(cái)務(wù)部門進(jìn)行固定資產(chǎn)管理。
2.5.3 會(huì)議管理
會(huì)議管理包括從會(huì)議計(jì)劃的制定、會(huì)議通知發(fā)送到會(huì)議召開后的會(huì)議記錄整理的全過程，主要包括會(huì)議議題、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要等功能。
系統(tǒng)以工作流方式把會(huì)議管理從會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議審批、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要所有步驟納入了網(wǎng)絡(luò)信息化管理。會(huì)議召集人在會(huì)議計(jì)劃審批通過并確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn)、日期、與會(huì)人員及相關(guān)事項(xiàng)后，可將此會(huì)議通知發(fā)送給所有與會(huì)人員，系統(tǒng)將在每一位被邀請(qǐng)者的日程安排中自動(dòng)添加一條開會(huì)的記錄。屆時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)提醒每一位與會(huì)者參加會(huì)議。
2.5.4 日程管理
日程安排管理主要是實(shí)現(xiàn)個(gè)人和領(lǐng)導(dǎo)的日程安排。
(1)個(gè)人日程安排
個(gè)人用戶可以對(duì)自己的日程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人日程的安排、提示備忘等功能。
用戶可以通過日歷的視圖，方便的設(shè)置日程內(nèi)容，設(shè)置日程類型。對(duì)于需要提醒的日程，系統(tǒng)通過提醒功能通知用戶。
系統(tǒng)還提供日程查詢的功能，可以通過組合條件查詢已設(shè)置的日程。
(2)領(lǐng)導(dǎo)日程安排
領(lǐng)導(dǎo)日程安排主要是輔助安排領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)日程表，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)供本單位內(nèi)部人員進(jìn)行查詢，以便各部門安排本部門的相應(yīng)工作。
2.5.5 車輛管理
車輛管理主要是管理車輛基本信息，管理車輛使用的整個(gè)過程，對(duì)車輛申請(qǐng)審批、車輛維修等進(jìn)行統(tǒng)一管理。主要的功能包括：
? 車輛基本信息管理：記錄車輛基本信息，包括車牌號(hào)、品牌型號(hào)、價(jià)格、購置時(shí)間、車型、車輛用途、使用單位及駕駛員信息等基本信息。
? 出車申請(qǐng)、審批：實(shí)現(xiàn)車輛使用的網(wǎng)上申請(qǐng)、審批，記錄申請(qǐng)結(jié)果，便于規(guī)范管理。
? 車輛維修管理：建立車輛維修模塊，詳細(xì)記錄車輛維修記錄，規(guī)范化管理。
? 車輛用油管理：建立車輛有卡領(lǐng)用管理模塊，詳細(xì)記錄車輛用油記錄，規(guī)范化管理。
2.5.6 用章管理
用章管理主要是為了規(guī)范用章流程，管理印章使用的整個(gè)過程。主要的功能包括：
? 用印申請(qǐng)：新建用印申請(qǐng)，生成電子用印申請(qǐng)表。確認(rèn)信息后提交領(lǐng)導(dǎo)審批。
? 領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)查閱用印申請(qǐng)內(nèi)容，核實(shí)信息后，填寫處理決定及意見，完成審批。
? 提交印章管理員：通過審批的申請(qǐng)到印章管理員處后，可安排用印事宜，通知申請(qǐng)人到印章管理員處用印，并對(duì)用印進(jìn)度進(jìn)行記錄，如：已印、未印等。
? 流程記錄：申請(qǐng)人可對(duì)自己提交的用印申請(qǐng)進(jìn)度進(jìn)行查看。
2.6檔案管理
電子檔案管理具備數(shù)據(jù)錄入、整理編目、借閱管理、銷毀管理、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、全文檢索、系統(tǒng)設(shè)置模塊等基本功能，實(shí)現(xiàn)行政辦公業(yè)務(wù)流程辦結(jié)歸檔的電子檔案化管理。檔案業(yè)務(wù)管理主要包含借閱管理、檔案利用管理。
2.6.1 檔案借閱管理
借閱管理功能是對(duì)檔案借閱業(yè)務(wù)的有效登記管理，提供各類實(shí)物檔案的借閱利用服務(wù)。包括借閱登記、檔案檢索、庫房調(diào)檔、歸還登記、檔案催還、借閱情況查詢等(包括數(shù)字檔案可控時(shí)效性)。
圖 2.6#x2011;1 借閱管理流程圖
2.6.1.1 借閱登記
用于記錄及管理檔案借閱情況，是檔案利用管理的主要業(yè)務(wù)。系統(tǒng)提供了創(chuàng)建借閱登記記錄的功能。
在借閱登記頁面中，借閱信息頁面分為兩個(gè)部分，第一部分是借閱單據(jù)信息部分，記錄借閱單位的詳細(xì)信息，第二個(gè)部分是借閱詳細(xì)條目部分，記錄借閱的檔案基本信息。
首先填寫借閱單據(jù)信息并且保存后，才能進(jìn)行第二個(gè)部分新增借閱詳細(xì)條目。
借閱者姓名下拉框顯示的是現(xiàn)有借閱單據(jù)中的借閱者，選擇該借閱者姓名后，系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)獲取之前該借閱者登記過的相關(guān)信息，再填寫必填項(xiàng)后，點(diǎn)擊保存借閱單據(jù)，新增單據(jù)成功后，可以進(jìn)行手工錄入借閱明細(xì)或者導(dǎo)入借閱明細(xì)。
管理員每次登錄該頁面時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在右下角自動(dòng)彈出提示框，顯示借閱未歸還信息。
(1)新增借閱詳細(xì)條目
在借閱登記界面上點(diǎn)擊新增借閱詳細(xì)條目按鈕，彈出填寫借閱明細(xì)界面。進(jìn)行信息的填寫，其中設(shè)置有必填項(xiàng)，完成后點(diǎn)擊保存記錄。點(diǎn)擊返回按鈕，關(guān)閉借閱詳細(xì)條目界面，打開借閱單據(jù)信息界面。
(2)修改借閱詳細(xì)條目
在借閱登記界面上選擇某一條借閱詳細(xì)條目，點(diǎn)擊修改借閱詳細(xì)條目按鈕，彈出填寫借閱明細(xì)界面。進(jìn)行信息的修改，完成后點(diǎn)擊保存記錄。點(diǎn)擊返回按鈕，關(guān)閉借閱詳細(xì)條目界面，打開借閱單據(jù)信息界面。
(3)刪除借閱詳細(xì)條目
在借閱登記界面上選擇某一條或多條借閱詳細(xì)條目，點(diǎn)擊刪除借閱詳細(xì)條目按鈕，彈出提示框，詢問是否確定刪除，點(diǎn)擊確定則刪除條目，點(diǎn)擊取消則返回。
2.6.1.2 檔案檢索
本系統(tǒng)可根據(jù)借閱者所需要查看檔案的內(nèi)容、類型、時(shí)間段、檔案所涉及的行政區(qū)域等相關(guān)信息進(jìn)行多條件檔案檢索查詢。
2.6.1.3 庫房調(diào)檔
根據(jù)檔案檢索查詢所查詢出的結(jié)果，選擇所需檔案記錄，可查看該檔案的相關(guān)庫房記錄信息，如檔案所在庫房位置信息，檔案詳細(xì)基本信息等，管理人員可根據(jù)這些信息進(jìn)行庫房調(diào)檔。
2.6.1.4 歸還登記
為檔案管理員提供填寫借閱單據(jù)中借閱明細(xì)歸還信息的功能。
在借閱管理界面中選擇某條借閱登記單據(jù)，點(diǎn)擊借閱歸還，進(jìn)入借閱單據(jù)借閱歸還頁面。
選擇一條或多條歸還的檔案，點(diǎn)擊借閱歸還按鈕，彈出提示框，詢問是否確認(rèn)歸還，點(diǎn)擊是則關(guān)閉提示框，在借閱歸還界面中對(duì)應(yīng)的歸還檔案記錄中歸還時(shí)間將顯示當(dāng)前時(shí)間。點(diǎn)擊關(guān)閉，返回到借閱管理頁面。
系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際歸還情況，設(shè)計(jì)了部分歸還與全部歸還兩種狀態(tài)。如果只是歸還了一部分，歸還狀態(tài)列顯示部分歸還。如果全部歸還了，歸還狀態(tài)列顯示全部歸還。
2.6.1.5 檔案催還
如果檔案借閱到期還未歸還，系統(tǒng)提供催還功能。每天對(duì)檔案到期情況進(jìn)行檢查，用當(dāng)前時(shí)間與借閱單據(jù)里的“預(yù)期歸還”時(shí)間進(jìn)行比較，如果已經(jīng)到期則發(fā)送郵件催還。向借閱者的郵箱發(fā)送催還通知，內(nèi)容為：“您于某年某月某日借閱的檔案資料已經(jīng)到期，請(qǐng)及時(shí)歸還!”。若超過預(yù)定歸還期限，系統(tǒng)則自動(dòng)強(qiáng)制歸還到期檔案。
2.6.2 檔案銷毀管理
實(shí)體檔案沒有保存價(jià)值，需要銷毀時(shí)，其對(duì)應(yīng)的電子記錄也要通過本功能進(jìn)行銷毀處理。對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存。辦理銷毀手續(xù)，校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能銷毀。
2.6.2.1 檔案鑒定
先對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，是否要進(jìn)行銷毀，并填寫鑒定意見。
2.6.2.2 檔案銷毀
對(duì)鑒定過的檔案可進(jìn)行永久刪除或還原操作。選擇還原可還原為正式檔案，不需要銷毀，選擇永久刪除則徹底銷毀檔案并記錄銷毀情況。
2.6.2.3 檔案銷毀記錄查看
通過檔案銷毀記錄情況界面查看檔案銷毀記錄。
2.6.3 檔案利用管理
檔案利用管理是可采用CA身份認(rèn)證、可控制、具有時(shí)效性的訪問權(quán)控制管理，支持檢索查詢、全文檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。
2.6.3.1 檢索查詢
(1)檔案檢索
可以根據(jù)關(guān)鍵詞、案卷(卷內(nèi))題名、案卷號(hào)、目錄號(hào)、正文內(nèi)容進(jìn)行文書案卷的查詢，分直接檢索、復(fù)合檢索和相關(guān)檢索等檢索方式，提供跨行政區(qū)域、單位的檔案檢索功能。
(2)檔案查詢
能根據(jù)各種檢索項(xiàng)提供多條件組合查詢，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率、快速查詢的要求;能根據(jù)用戶需要設(shè)置檢索條件;能對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、保存、打印輸出等技術(shù)處理。
2.6.3.2 全文檢索
本系統(tǒng)可根據(jù)借閱者所需要查看檔案的內(nèi)容、類型、時(shí)間段、檔案所涉及的校區(qū)等相關(guān)信息進(jìn)行多條件檔案檢索查詢，用戶輸入檢索內(nèi)容關(guān)鍵字，系統(tǒng)在頁面上將有關(guān)關(guān)鍵字的檔案內(nèi)容信息全部展示出來，支持全文檢索分布部署，對(duì)單一檔案庫文件進(jìn)行索引生成，提供全文檢索，并實(shí)現(xiàn)全文檢索與系統(tǒng)權(quán)限的無縫集成。
全文檢索是本次電子檔案管理系統(tǒng)信息采用的技術(shù)。通過建立錄入檔案內(nèi)容信息索引，掃描文章中的每一個(gè)詞，對(duì)每一個(gè)關(guān)鍵詞建立一個(gè)索引，指明該詞在檔案資料信息中出現(xiàn)的次數(shù)和位置，當(dāng)用戶查詢時(shí)，檢索程序就根據(jù)事先建立的索引進(jìn)行查找，并將查找的檔案信息結(jié)果反饋給用戶。這個(gè)過程類似于通過字典中的檢索字表查字的過程。
具備檔案信息建立索引和提供查詢的基本功能，此外系統(tǒng)全文檢索功能還具有方便的用戶接口、面向頁面的開發(fā)接口、二次應(yīng)用開發(fā)接口等等，實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)權(quán)限或其它功能的集成，全文檢索功能具有建立索引、處理查詢返回結(jié)果集、增加索引、優(yōu)化索引結(jié)構(gòu)等等功能。
2.6.3.3 統(tǒng)計(jì)報(bào)表
用戶可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立和設(shè)計(jì)各種形式的報(bào)表，報(bào)表結(jié)合了WORD的排版功能和EXCEL的統(tǒng)計(jì)功能，可以輸出圖文并茂的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
提供檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，包括以下幾方面內(nèi)容：
? 按年度統(tǒng)計(jì)：按歸檔年度統(tǒng)計(jì)不同檔案類型的數(shù)量;
? 綜合統(tǒng)計(jì)：用戶自定義統(tǒng)計(jì)條件進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì);
? 輸出到excel：將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出到excel。
檔案統(tǒng)計(jì)分析功能，可對(duì)館藏檔案、檔案歸檔、檔案利用等各種數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)或?qū)ζ渲袉我豁?xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并生成報(bào)表打印輸出，能統(tǒng)計(jì)館藏檔案情況、檔案歸檔情況、其他歸檔情況、檔案利用情況等。
提供靈活的報(bào)表、統(tǒng)計(jì)表設(shè)計(jì)功能，可以對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行不同角度的統(tǒng)計(jì)，如根據(jù)統(tǒng)計(jì)類別、年度、保管期限和類別等來統(tǒng)計(jì)。也可以根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)報(bào)表。如可以設(shè)計(jì)檔案列表、目錄表、文件列表等。設(shè)計(jì)好的報(bào)表格式可以保存，以便重復(fù)使用，并提供報(bào)表的打印或文件導(dǎo)出。
(1) 庫存統(tǒng)計(jì)
用戶可以按檔案分類、密級(jí)、保存時(shí)間等進(jìn)行庫存的統(tǒng)計(jì)。
(2) 檔案借閱統(tǒng)計(jì)
根據(jù)檔案借閱記錄進(jìn)行按檔案分類等的進(jìn)行借閱記錄的統(tǒng)計(jì)，可以通過按年份統(tǒng)計(jì)、按借閱者統(tǒng)計(jì)、未歸還檔案統(tǒng)計(jì)。
(3) 檔案借閱輸出
將查找的檔案的借閱信息結(jié)果通過報(bào)表的形式輸出。
(4) 案卷目錄報(bào)表
用戶輸入一定條件比如歸檔年代、檔案分類按照一定格式進(jìn)行目錄的報(bào)表輸出。
(5) 卷內(nèi)目錄報(bào)表
用戶輸入條件，系統(tǒng)對(duì)滿足條件的卷內(nèi)目錄進(jìn)行報(bào)表輸出。
(6) 卷內(nèi)備考表輸出
輸出滿足條件的卷內(nèi)備考表。
(7) 案卷封皮輸出
用戶首先輸入一定條件，系統(tǒng)查詢出滿足條件的案卷，再由用戶選擇封皮模板和案卷目錄，系統(tǒng)自動(dòng)生成封皮內(nèi)容，可以進(jìn)行打印輸出。
(8) 檔案內(nèi)容輸出
用戶首選輸入查詢條件，系統(tǒng)可以把電子檔案內(nèi)容進(jìn)行打印輸出。查詢檢索模塊都可以引導(dǎo)到該輸出模塊。
(9) 全引目錄輸出
按照案卷和卷內(nèi)目錄索引關(guān)系，進(jìn)行報(bào)表輸出。
2.6.4 自動(dòng)歸檔
考慮到檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換與共享，開發(fā)數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)無縫集成。支持與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行銜接，在業(yè)務(wù)辦理完畢后，檔案自動(dòng)流轉(zhuǎn)至電子檔案管理系統(tǒng)中。例如當(dāng)業(yè)務(wù)辦理完畢后，可根據(jù)檔案自動(dòng)流轉(zhuǎn)至電子檔案管理系統(tǒng)中。
2.7黨建管理
2.7.1 黨員信息管理
提供對(duì)黨員基本信息進(jìn)行新增、修改、刪除、查看等多種操作，實(shí)現(xiàn)將黨員基本信息按編制錄入系統(tǒng)，建立黨員基本信息管理臺(tái)賬，主要錄入黨員姓名、性別、出生年月、年齡、入黨時(shí)間等信息。
2.7.2 黨員經(jīng)驗(yàn)交流管理
提供對(duì)黨員經(jīng)驗(yàn)交流進(jìn)行新增、修改、刪除、查看等多種操作，實(shí)現(xiàn)將黨員參加學(xué)習(xí)后形成的心得體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等內(nèi)容在系統(tǒng)進(jìn)行管理，各個(gè)黨員可以將自己的心得體會(huì)上傳到經(jīng)驗(yàn)交流模塊，實(shí)現(xiàn)、方便黨員之間的相互學(xué)習(xí)。
2.7.3 黨員學(xué)習(xí)資料管理
提供對(duì)黨員學(xué)習(xí)資料進(jìn)行新增、修改、刪除、查看等多種操作，黨組負(fù)責(zé)人可以將黨員學(xué)習(xí)的相關(guān)材料進(jìn)行上傳，所有黨員可以查看到上傳的學(xué)習(xí)資料，并下載進(jìn)行學(xué)習(xí)。
2.7.4 黨員統(tǒng)計(jì)分析
基于黨員信息的數(shù)據(jù)支撐上，從年齡分布、學(xué)歷分布、黨齡分布、民族分布、性別分布進(jìn)行多角度分析統(tǒng)計(jì)。
圖 2.7#x2011;1 黨員統(tǒng)計(jì)分析
2.8系統(tǒng)管理
系統(tǒng)維護(hù)對(duì)系統(tǒng)各部分功能或設(shè)置進(jìn)行管理維護(hù)，以方便系統(tǒng)的日常管理與個(gè)性化應(yīng)用。系統(tǒng)維護(hù)功能提供：組織機(jī)構(gòu)管理、用戶管理、角色管理、權(quán)限管理、日志管理、數(shù)據(jù)字典管理等功能。
2.8.1 組織機(jī)構(gòu)管理
對(duì)組織機(jī)構(gòu)、用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理。包括新建、修改、刪除機(jī)構(gòu)功能。
每個(gè)用戶都屬于某個(gè)特定的機(jī)構(gòu)：當(dāng)機(jī)構(gòu)改變，如合并、撤銷時(shí)，相應(yīng)用戶也要處理;當(dāng)撤銷時(shí)，該機(jī)構(gòu)作刪除處理，相應(yīng)用戶也作刪除處理，然后在另一個(gè)機(jī)構(gòu)中添加用戶。注意，這里的刪除只是做刪除標(biāo)記，并不真正在數(shù)據(jù)庫里刪除。
2.8.2 用戶管理
對(duì)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理。包括新建、修改、刪除機(jī)構(gòu)功能。
用戶管理的具體內(nèi)容包括：用戶姓名、系統(tǒng)登錄代碼、登錄口令、所屬科室、是否有效等。
2.8.3 角色管理
角色是權(quán)限的載體，賦予權(quán)限的角色可以繼承給隸屬于該角色的科室和用戶。也就是說系統(tǒng)中用戶所擁有的權(quán)限集是其所屬科室、所屬角色以及其本身所擁有權(quán)限的并集。
系統(tǒng)默認(rèn)集成了系統(tǒng)管理員和子系統(tǒng)管理員兩種角色。用戶要獲得相應(yīng)的權(quán)限，可通過分配給他相應(yīng)的角色來實(shí)現(xiàn)。
角色管理中包括新建、修改、刪除角色等功能，可以賦予角色相應(yīng)的操作權(quán)限，并可針對(duì)某一角色指派相應(yīng)的用戶和科室。
2.8.4 權(quán)限管理
通過用戶管理模塊可以添加、修改、刪除用戶，并對(duì)各用戶的系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限分配進(jìn)行管理。用戶的權(quán)限應(yīng)按照模塊、功能、工作范圍來進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。用戶權(quán)限的分配應(yīng)該由其上一級(jí)來進(jìn)行設(shè)置。整個(gè)系統(tǒng)采用實(shí)名制登錄系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)用戶權(quán)限的設(shè)置還應(yīng)該包括對(duì)用戶的瀏覽權(quán)、查詢權(quán)、下載權(quán)、分發(fā)權(quán)、打印權(quán)的設(shè)置;使得不同級(jí)別的用戶只能查看對(duì)應(yīng)的信息。
2.8.5 日志管理
系統(tǒng)會(huì)詳細(xì)、準(zhǔn)確、及時(shí)的自動(dòng)記錄各模塊主要操作內(nèi)容，系統(tǒng)管理員可以通過查詢系統(tǒng)日志切實(shí)起到系統(tǒng)監(jiān)控的作用。對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生的日志，管理員可以進(jìn)行刪除、導(dǎo)出等操作。
(1) 人員日志
包括人員、組織、群組、管理員的注冊(cè)、刪除、變更、遷移信息，包括所做操作、操作人、操作時(shí)間、涉及實(shí)體。用戶可按照實(shí)體、操作人、時(shí)間等形式排列、查詢。
(2) 活動(dòng)日志
記錄人員上線下線、服務(wù)器啟動(dòng)關(guān)閉等方面的信息，包括開始時(shí)間、離開時(shí)間等。
(3) 公告日志
用戶點(diǎn)擊查閱公告信息的同時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄用戶查閱公告的時(shí)間，保存為公告日志，方便日后查詢公告查閱的時(shí)間信息。
(4) 權(quán)限日志
記錄權(quán)限賦予、變更信息，包括所做操作、操作人、被操作人、時(shí)間、原權(quán)限、現(xiàn)權(quán)限等。
(5) 應(yīng)用部署日志
記錄應(yīng)用部署、變更方面的信息，主要包括部署模塊、操作人、操作時(shí)間、原部署位置、現(xiàn)部署位置。
(6) 備份日志
記錄所有備份活動(dòng)。包括備份事件、備份內(nèi)容、備份人、備份位置等。
(7) 系統(tǒng)變更日志
包括系統(tǒng)初始化、導(dǎo)入導(dǎo)出、恢復(fù)、遷移過程中的操作人、操作事件、操作內(nèi)容等。
(8) 安全日志
記錄系統(tǒng)安全等信息。
2.8.6 數(shù)據(jù)字典管理
數(shù)據(jù)字典管理是針對(duì)系統(tǒng)中字典以及字典項(xiàng)的組織和維護(hù)。數(shù)據(jù)字典是將某個(gè)系統(tǒng)對(duì)象中擁有相同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一組數(shù)據(jù)元素組織起來，形成對(duì)其屬性的一種數(shù)據(jù)約束。數(shù)據(jù)字典應(yīng)用于系統(tǒng)的內(nèi)置字典對(duì)象和表單輸入域的字典綁定。
通過字典管理，可增加、修改和刪除字典和字典項(xiàng)，還可設(shè)置字典的可視權(quán)限。
2.9移動(dòng)OA
2.9.1 待辦公文
根據(jù)審批狀態(tài)分為待辦公文和已辦公文。待辦公文是指沒有打開閱讀辦理的審批事項(xiàng)，用戶登錄后在“待辦箱”中以“未閱”顯示。
(1) 查看待辦公文
①可以查看當(dāng)前用戶所有的待辦公文列表，列表中的狀態(tài)顯示當(dāng)前文件是否過期。
②當(dāng)用戶有新的待辦文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推送過來，啟動(dòng)辦公軟件，提示當(dāng)前需要辦理的文件，單擊“確定”可以進(jìn)入文件辦理界面。
(2) 處理待辦公文
①查看表單：單擊公文列表中的某一條公文記錄可以打開公文表單，單擊標(biāo)題可以查看該流程所包含的正文內(nèi)容，標(biāo)題下面是表單的各種內(nèi)容要素，文本框是用戶填寫處理意見的地方，通過拖動(dòng)滾動(dòng)條可以看到此公文的詳細(xì)內(nèi)容。
②查看正文：單擊流程的標(biāo)題后，可以彈出正文處理對(duì)話框，通過選擇“預(yù)覽”，即直接查看文件的文本內(nèi)容，此時(shí)正文的內(nèi)容是以純文本的方式顯示，也可以選擇“下載”，將正文下載到手機(jī)中再查看，保存到手機(jī)中的文件再打開時(shí)的顯示樣式和計(jì)算機(jī)上是一致的。
③查看附件：單擊附件列表中的文件標(biāo)題后，可以彈出附件處理菜單，通過選擇“預(yù)覽”，即直接查看文件的文本內(nèi)容，此時(shí)正文的內(nèi)容是以純文本的方式顯示，也可以選擇“下載”，將正文下載到手機(jī)中再查看，保存到手機(jī)中的文件再打開時(shí)的顯示樣式和計(jì)算機(jī)上是一致的。
(3) 填寫處理意見、發(fā)送文件
①填寫處理意見：當(dāng)完成對(duì)正文和附件內(nèi)容的查閱后，可以在相應(yīng)的文本框中填寫批示意見或辦理結(jié)果，每個(gè)文本框上都有相應(yīng)批示類型的提示，您可以單擊“快速輸入”按鈕選擇常用批示用語，也可以自己輸入文字，通過打開輸入法填寫批示用語。
②文件發(fā)送：當(dāng)填寫完處理意見時(shí)，可以單擊表單上方的“發(fā)送”按鈕，根據(jù)當(dāng)前流程的狀態(tài)單擊選擇相應(yīng)動(dòng)作，然后繼續(xù)在人員列表中選擇相關(guān)辦理人員后單擊“執(zhí)行發(fā)送”按鈕，完成文件發(fā)送。
2.9.1.1 待辦箱
用戶進(jìn)入待辦事項(xiàng)的頁面如下所示，系統(tǒng)已根據(jù)公文性質(zhì)分為了待辦收文和待辦發(fā)文,用戶已查閱過的案卷將以
的形式標(biāo)示。
而用戶未查閱過的公文，系統(tǒng)將在文件標(biāo)題的后面顯示紅色的[new]，并以
的形式標(biāo)識(shí)。
2.9.1.2 公文查看
通過公文列表進(jìn)入詳細(xì)頁面，用戶可以查閱公文基本信息和運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
2.9.1.3 附件查看
在公文基本信息中找到電子附件圖標(biāo)點(diǎn)擊可以查閱該公文的附件列表。
2.9.2 已辦公文
已辦公文是指已經(jīng)打開閱讀辦理的公文事項(xiàng)，用戶登錄后在公文流轉(zhuǎn)箱中以“已閱”顯示。
(1) 已辦箱
已辦箱中列出當(dāng)前用戶已經(jīng)處理過的公文列表，即審查批轉(zhuǎn)的事項(xiàng)，自動(dòng)進(jìn)入已辦箱。
列表顯示信息包括標(biāo)題、業(yè)務(wù)類別、當(dāng)前環(huán)節(jié)、上一步審批人、時(shí)間、審批意見等。用戶可選擇已辦公文進(jìn)入查看詳細(xì)內(nèi)容及附件信息。
系統(tǒng)支持“已辦箱”和“待辦箱”的快速界面切換。
(2) 公文查看
點(diǎn)擊某已辦公文可打開查看信息，但不能進(jìn)行編輯、修改、批轉(zhuǎn)等操作。
(3) 附件查看
系統(tǒng)支持對(duì)已辦案卷的附件進(jìn)行打開查看，支持多附件的切換，附件格式包括PDF、JPG、BMP、WORD、EXCEL、TXT等。圖片文件打開后可根據(jù)需要進(jìn)行翻頁、放大查看、縮小查看、漫游移動(dòng)等操作。
(4) 撤回
“已辦箱”中的公文，如果接收人還沒有簽收打開，則發(fā)送人可以在“已辦箱”中進(jìn)行公文的撤回修改。
2.9.3 通知公告
用戶點(diǎn)擊通知公告后會(huì)以列表的形式顯示單位近期的通知，并按時(shí)間先后順序排列，最近發(fā)布的靠前，以方便查閱,點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的通知公告條目可進(jìn)行詳細(xì)瀏覽,由于屏幕顯示寬度的不足,信息將以折疊的方式顯示，用戶可自由選擇查看的要點(diǎn)。
用戶也可以下載該條通知所包含的附件，只需打開附件折疊條，點(diǎn)擊附件名,系統(tǒng)會(huì)詢問用戶是否下載及下載保存的位置,如何對(duì)應(yīng)的附件丟失或者文件系統(tǒng)錯(cuò)誤,系統(tǒng)會(huì)調(diào)轉(zhuǎn)到主菜單頁面。
2.9.4 日程管理
用戶可安排工作日程，可進(jìn)行事件添加，或者查找某天的日程事務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人日程的安排、提示備忘等功能。
用戶可以通過日歷視圖，方便的設(shè)置日程內(nèi)容，設(shè)置日程類型。系統(tǒng)還提供日程查詢的功能，可以通過查詢已設(shè)置的日程。
2.9.5 今日提醒
需要提醒的日程，系統(tǒng)通過提醒功能通知用戶。系統(tǒng)提供多種方式提醒功能，包括滾動(dòng)方式提醒區(qū)、彈出窗口式的提醒等。系統(tǒng)可以進(jìn)行日常按時(shí)提示、備忘提示等功能。用戶可以自行設(shè)置提醒內(nèi)容，也可以從日程安排中設(shè)置。對(duì)于設(shè)置為已提醒的日程系統(tǒng)將在對(duì)應(yīng)的開始日期到來之日用戶一旦登錄系統(tǒng)系統(tǒng)會(huì)提示用戶今日有預(yù)安排的日程。
2.9.6 通訊錄
系統(tǒng)通訊錄以政務(wù)管理系統(tǒng)中組織機(jī)構(gòu)及部門信息對(duì)海量通訊數(shù)據(jù)進(jìn)行組織，綜合通訊數(shù)據(jù)，加強(qiáng)工作協(xié)作能力。提供單位內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的通訊方式的更新、查詢、查看、聯(lián)系。
可查看全單位聯(lián)系人信息，可直接撥打電話、發(fā)送信息、即時(shí)溝通等;移動(dòng)辦公系統(tǒng)的通訊錄不同于普通手機(jī)的通訊錄，而是企業(yè)級(jí)的通訊錄，以部門樹的形式展現(xiàn)給用戶，用戶可以隨時(shí)查看內(nèi)部聯(lián)系人信息，包括行政級(jí)別等企業(yè)專有信息。
(1) 通訊錄更新
客戶端可從服務(wù)器讀取新的通訊錄信息，以更新終端的通訊錄數(shù)據(jù)。
(2) 聯(lián)系人查詢
此功能用于從通訊錄中查詢出符合條件的聯(lián)系人，可根據(jù)名字或部門等信息進(jìn)行查找。
(3) 查看信息
查找出指定聯(lián)系人后，可通過點(diǎn)擊該聯(lián)系人查看詳細(xì)信息，包括所屬姓名、單位、部門、辦公室電話、手機(jī)、備注等。
(4) 撥打電話
客戶端支持從通訊錄中選取辦公室電話、手機(jī)撥打電話。
(5) 發(fā)短信
通訊錄中選取手機(jī)號(hào)碼，可以給對(duì)應(yīng)的人員發(fā)送信息。此外系統(tǒng)還提供短信群發(fā)功能，用戶可以選擇某個(gè)科室下的人員可以給用戶勾選的人員發(fā)送信息。
3. 項(xiàng)目管理與實(shí)施方案
3.1項(xiàng)目實(shí)施周期
本項(xiàng)目實(shí)施周期為：12個(gè)月內(nèi)完成全系統(tǒng)安裝和聯(lián)調(diào)聯(lián)試。
1)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段
進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)調(diào)研，完成《需求規(guī)格說明書》、《系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)》、《系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)》的編寫，并通過評(píng)審。
2)系統(tǒng)開發(fā)階段
完成系統(tǒng)的代碼編寫開發(fā)以及測(cè)試用例編寫工作，并通過內(nèi)部測(cè)試。
3)系統(tǒng)集成聯(lián)調(diào)階段
完成系統(tǒng)的集成聯(lián)調(diào)及出所測(cè)試工作。
5)系統(tǒng)安裝部署階段
完成系統(tǒng)的安裝部署以及調(diào)試工作，并交付客戶試用。
6)系統(tǒng)試用、整改階段
試用單位完成系統(tǒng)各項(xiàng)功能試用工作;根據(jù)試用報(bào)告及意見，完成系統(tǒng)整改工作。
7)系統(tǒng)交付驗(yàn)收階段
完成系統(tǒng)必要功能的回收測(cè)試驗(yàn)證及狀態(tài)固化工作;組織完成系統(tǒng)驗(yàn)收評(píng)審工作，正式交付。
3.2人員組織保障
3.2.1 項(xiàng)目小組組成
若我單位中標(biāo)，在收到項(xiàng)目中標(biāo)通知書24小時(shí)內(nèi)，本項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目部建立，并開始運(yùn)作。
項(xiàng)目小組由我公司技術(shù)骨干組成，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行有效資源控制、進(jìn)度控制和質(zhì)量控制，以確保項(xiàng)目建設(shè)的成功。為此，必須首先建立職責(zé)明確、決策有效、執(zhí)行有力的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)，從組織管理方面對(duì)項(xiàng)目實(shí)施嚴(yán)格、規(guī)范和有效的控制。
本項(xiàng)目擬派人員情況
我單位對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行有效資源控制、進(jìn)度控制和質(zhì)量控制，以確保項(xiàng)目建設(shè)的成功。為此，必須首先建立職責(zé)明確、決策有效、執(zhí)行有力的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)，從組織管理方面對(duì)項(xiàng)目實(shí)施嚴(yán)格、規(guī)范和有效的控制?？蛻魠f(xié)調(diào)一致，由雙方管理人員和技術(shù)人員共同組成項(xiàng)目實(shí)施組，一方面保證項(xiàng)目的正常進(jìn)行，同時(shí)也有利于客戶對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)行實(shí)時(shí)指導(dǎo)。
項(xiàng)目實(shí)施組織機(jī)構(gòu)是項(xiàng)目最終建設(shè)成功的基礎(chǔ)和保證，建立的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)基于IPT(Integrated Product Teams)方法，這種方法能夠最有效地把各類管理和技術(shù)人員結(jié)合到一起，包括軟硬件配置、系統(tǒng)開發(fā)等方面。在這種項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)中，客戶方的技術(shù)人員也將被有機(jī)的結(jié)合到整個(gè)IPT結(jié)構(gòu)中來，從而保證了客戶方的技術(shù)人員可以順利的接管整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)。這種組織結(jié)構(gòu)將是項(xiàng)目順利完成的重要保證。
3.2.2 人員分工
1)項(xiàng)目經(jīng)理
項(xiàng)目經(jīng)理是整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行管理者，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行控制與管理，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)直接責(zé)任。
2)技術(shù)負(fù)責(zé)人
負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)路線與作業(yè)流程的制定;
對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中新技術(shù)和新方法的使用進(jìn)行指導(dǎo);
對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的具體實(shí)施提出科學(xué)的合理建議;
解決項(xiàng)目執(zhí)行組實(shí)施過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題;
協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中的任務(wù)分配進(jìn)行管理。
3)需求分析設(shè)計(jì)組
由公司派出需求分析工程師，完成建設(shè)單位在系統(tǒng)建設(shè)、設(shè)備交貨等方面的需求分析，并最終形成需求分析報(bào)告。
4)規(guī)范文檔編寫組
規(guī)范組成員由我單位具有豐富標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范編寫經(jīng)驗(yàn)的人員組成，主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)的類型、格式、質(zhì)量、來源，制定標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范。
5)軟件代碼開發(fā)組
根據(jù)需求完成軟件系統(tǒng)建設(shè)。主要包括：
系統(tǒng)功能模塊建設(shè);
系統(tǒng)維護(hù)與管理;
系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)。
6)系統(tǒng)測(cè)試安裝組
基于軟件開發(fā)周期中不同階段對(duì)不同對(duì)象所進(jìn)行的測(cè)試，負(fù)責(zé)按照建設(shè)單位要求完成系統(tǒng)的個(gè)性化定制，并將軟件開發(fā)組開發(fā)的各模塊進(jìn)行集成，并協(xié)調(diào)相關(guān)硬件廠商進(jìn)行系統(tǒng)集成、安裝部署工作，使之成為一個(gè)完整的系統(tǒng)。其主要職責(zé)是：
單元測(cè)試;
系統(tǒng)測(cè)試;
集成測(cè)試;
界面測(cè)試;
性能測(cè)試;
配置測(cè)試;
硬件廠商協(xié)調(diào);
各軟硬件安裝調(diào)試;
各開發(fā)單位軟件集成;
提交安裝調(diào)試相關(guān)文檔。
7)項(xiàng)目配置管理組
負(fù)責(zé)完成系統(tǒng)實(shí)施過程的核對(duì)、文檔管理工作，其主要職責(zé)是：
負(fù)責(zé)合同、設(shè)備等商務(wù)部分的核對(duì)、落實(shí);
負(fù)責(zé)系統(tǒng)技術(shù)資料、軟硬件平臺(tái)技術(shù)資料、數(shù)據(jù)庫軟件資料、支持工具資料、業(yè)務(wù)資料、圖紙、數(shù)據(jù)資料以及文檔的管理。
負(fù)責(zé)管理由各小組在實(shí)施和服務(wù)過程中項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目工作計(jì)劃、項(xiàng)目周報(bào)等地管理。
8)項(xiàng)目質(zhì)量保障組
對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)過程進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，主要包括：
制定質(zhì)量保證的大綱與細(xì)則;
測(cè)試計(jì)劃的審定;
實(shí)施質(zhì)量保證計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中各階段的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督與把關(guān);
在項(xiàng)目質(zhì)量上，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)全面責(zé)任，及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量方面的問題;
項(xiàng)目初驗(yàn)和終驗(yàn)準(zhǔn)備與實(shí)施。
9)售后技術(shù)支持組
提供良好的售后服務(wù)，即軟件建成后對(duì)整個(gè)軟件的運(yùn)行維護(hù)，為軟件穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。
制定培訓(xùn)計(jì)劃，安排落實(shí)培訓(xùn)事宜;
對(duì)客戶的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn);
對(duì)客戶的技術(shù)人員進(jìn)行軟件管理、維護(hù)培訓(xùn);
對(duì)客戶的最終用戶進(jìn)行軟件的操作培訓(xùn);
制定質(zhì)保期內(nèi)的系統(tǒng)維護(hù)保障方案;
負(fù)責(zé)相應(yīng)客戶的維護(hù)請(qǐng)求，對(duì)軟件進(jìn)行及時(shí)維護(hù)，保證軟件正常運(yùn)轉(zhuǎn);
負(fù)責(zé)軟件的定期維護(hù)巡視，保證軟件正常運(yùn)轉(zhuǎn);
為用戶提供各種必要的技術(shù)支持和咨詢;
提供軟件維護(hù)手冊(cè)，建立完整的維護(hù)檔案。
3.3項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制
在系統(tǒng)研發(fā)過程中，需要采用一些全新或陌生的技術(shù)，極有可能因?yàn)閷?duì)全新技術(shù)本身存在的缺陷或?qū)夹g(shù)的掌握不夠深入，造成開發(fā)出的產(chǎn)品性能以及質(zhì)量低劣，將直接導(dǎo)致本預(yù)研項(xiàng)目研究的失敗。因此在進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施前對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施是非常必要的。
3.4項(xiàng)目文檔資料
涵蓋項(xiàng)目全過程文檔資料。
3.5源代碼及知識(shí)產(chǎn)權(quán)
無。
4. 培訓(xùn)及售后服務(wù)方案
4.1培訓(xùn)方案
我單位為了保證本項(xiàng)目能夠順利完成并按計(jì)劃投入使用，在系統(tǒng)使用前開展隨工安裝培訓(xùn)和維護(hù)培訓(xùn)，目的是通過培訓(xùn)讓使用人員熟悉系統(tǒng)應(yīng)用，并能對(duì)系統(tǒng)配置進(jìn)行簡易的維護(hù)、故障排除和修理方面操作;系統(tǒng)維護(hù)管理人員熟悉數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的使用維護(hù)，以及數(shù)據(jù)庫的備份還原等操作;業(yè)務(wù)人員明白數(shù)據(jù)庫的圖層構(gòu)成等。
完善成功的培訓(xùn)保證是本項(xiàng)目能否成功的重要組成部分。我們?cè)谲浖邪l(fā)、系統(tǒng)集成方面積累了與用戶密切合作的豐富經(jīng)驗(yàn)，形成了一套生動(dòng)、形象、易懂、易學(xué)的用戶培訓(xùn)計(jì)劃體系。根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，由我單位對(duì)系統(tǒng)使用、數(shù)據(jù)庫建設(shè)與使用進(jìn)行集中的培訓(xùn)，培訓(xùn)將由具有多年豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)授課老師負(fù)責(zé)。
因此，根據(jù)用戶的具體特點(diǎn)制定培訓(xùn)內(nèi)容，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，分為針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施及項(xiàng)目驗(yàn)收后的培訓(xùn)，其中包括平臺(tái)使用培訓(xùn)、數(shù)據(jù)庫成果內(nèi)容培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)等內(nèi)容。
4.1.1 培訓(xùn)計(jì)劃
培訓(xùn)方式采用實(shí)際的理論知識(shí)講解與現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用操作相結(jié)合的培訓(xùn)形式。學(xué)員在參加課堂講解培訓(xùn)時(shí)，還可以根據(jù)個(gè)人的需要采用現(xiàn)場(chǎng)上機(jī)的方式進(jìn)行加深鞏固所學(xué)內(nèi)容，并且能夠做到涉及面廣，培訓(xùn)時(shí)間靈活，可以反復(fù)練習(xí)等優(yōu)勢(shì)。
培訓(xùn)費(fèi)用：由我公司負(fù)責(zé)承擔(dān)。
培訓(xùn)時(shí)間：具體時(shí)間日程將根據(jù)客戶要求合理確定。
培訓(xùn)地點(diǎn)：用戶方提供的培訓(xùn)場(chǎng)地。
培訓(xùn)人數(shù)：我單位根據(jù)用戶實(shí)際需要為用戶培訓(xùn)，參加培訓(xùn)的人員及人數(shù)可由用戶方?jīng)Q定并由其召集集中培訓(xùn)。
培訓(xùn)次數(shù)：我單位承諾提供隨工安裝與系統(tǒng)使用培訓(xùn)，在系統(tǒng)維護(hù)周期內(nèi)，根據(jù)招標(biāo)人需求，為招標(biāo)人提供不限次數(shù)的現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)培訓(xùn)與技術(shù)支持。(招標(biāo)人提前1周通知投標(biāo)人地點(diǎn)、內(nèi)容、方式)。
培訓(xùn)達(dá)到水平：通過課堂培訓(xùn)班集中的安排培訓(xùn)課程及現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行培訓(xùn)的手段，用戶才可以更好地掌握本項(xiàng)目成果的管理與使用技能，能獨(dú)立勝任本項(xiàng)目成果的各項(xiàng)維護(hù)管理工作及各種操作，并能勝任本單位對(duì)其他人員使用本項(xiàng)目成果的培訓(xùn)基本工作。
4.1.2 培訓(xùn)對(duì)象
本項(xiàng)目的順利實(shí)施及項(xiàng)目成果的正常應(yīng)用，需要對(duì)項(xiàng)目組人員及業(yè)務(wù)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。
培訓(xùn)將依據(jù)不同對(duì)象進(jìn)行不同內(nèi)容的培訓(xùn)，并根據(jù)不同的培訓(xùn)對(duì)象和培訓(xùn)內(nèi)容撰寫科學(xué)、合理、符合實(shí)際的培訓(xùn)教材。
操作人員，針對(duì)操作人員日常工作要求，編制操作手冊(cè)，幫助用戶快速了解操作方式。
4.1.3 培訓(xùn)方式
主要提供如下幾種培訓(xùn)方式：現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，集中培訓(xùn)，課堂培訓(xùn)以及網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)。
現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)：現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)就是通過現(xiàn)場(chǎng)演示的方式，為學(xué)員講解、說明的講授方式。它是最主要的培訓(xùn)方式。我單位組織有經(jīng)驗(yàn)的工程師或特聘專家現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)用戶中的有關(guān)技術(shù)人員，建立可靠的系統(tǒng)維護(hù)隊(duì)伍。
集中培訓(xùn)：集中培訓(xùn)是將系統(tǒng)管理人員、數(shù)據(jù)建庫人員以及相關(guān)部門科技人員等培訓(xùn)對(duì)象召集起來，在一個(gè)固定的地方進(jìn)行培訓(xùn)。這種方式基于傳統(tǒng)的教學(xué)方法，一般為面對(duì)面的講解、交流、團(tuán)隊(duì)合作、角色扮演。目前更多地采用電子教學(xué)手段，如投影、電腦、多媒體及網(wǎng)絡(luò)等。
課堂培訓(xùn)：課堂培訓(xùn)即傳統(tǒng)的通過教師在課堂上授課的方式進(jìn)行的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)，要求培訓(xùn)的內(nèi)容符合聽課對(duì)象的水平和實(shí)際需求，另外也要求培訓(xùn)教師具有一定的講解能力，使得聽課人員既能容易理解，又能獲取到所需要的新知識(shí)、新技能。課堂培訓(xùn)經(jīng)常會(huì)遇到的一個(gè)弊端就是容易造成知識(shí)傳授的單向性，因此講授過程中要注意調(diào)動(dòng)學(xué)員聽課的積極性。
4.2售后服務(wù)方案
4.2.1 服務(wù)及質(zhì)保承諾
為向客戶保證服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足客戶服務(wù)要求，順利推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)行，依照國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合客戶要求與我們的服務(wù)能力，我單位做出服務(wù)承諾如下：
交貨時(shí)間：2015年12月。
交貨地點(diǎn)：招標(biāo)人指定地點(diǎn)(成都)。我方送貨到約定交貨地點(diǎn)交付前的一切風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用由乙方承擔(dān)。
4.2.2 售后服務(wù)體系
為了給客戶提供周到的服務(wù)，我單位在原有售后服務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上充分利用技術(shù)手段，建立了以客戶為中心的售后服務(wù)體系并通過ISO等認(rèn)證，從人力、物力、裝備、制度等全面保證各項(xiàng)服務(wù)措施能夠落到實(shí)處。
4.2.3 售后服務(wù)程序
我單位設(shè)有專門的技術(shù)支持和售后服務(wù)中心，用戶可根據(jù)技術(shù)問題情況選擇服務(wù)方式。首先可采用電話支持服務(wù)解決問題，我單位會(huì)在接到用戶電話后30分鐘內(nèi)回呼用戶，如電話支持仍無法解決問題，將啟用另外的服務(wù)方式(如遠(yuǎn)程診斷、現(xiàn)場(chǎng)支持等);在任何需現(xiàn)場(chǎng)支持服務(wù)之前，首先應(yīng)進(jìn)行遠(yuǎn)程診斷，以判明問題所在，這樣，可以提高工作效率，減少系統(tǒng)的非正常時(shí)間。在遠(yuǎn)程維護(hù)及電話幫助都難以解決的情況下，我單位將派出服務(wù)人員進(jìn)行上門維護(hù)，以確保客戶的系統(tǒng)故障得到最快速、最全面、最徹底的解決。問題解決后，服務(wù)中心將持續(xù)對(duì)該問題進(jìn)行跟蹤、回訪，保障服務(wù)的質(zhì)量和效果。
4.2.4 服務(wù)方式
我們的服務(wù)采用多元化的服務(wù)方式，包括有傳統(tǒng)的電話支持服務(wù)，現(xiàn)場(chǎng)支持服務(wù)，同時(shí)還支持先進(jìn)的遠(yuǎn)程維護(hù)服務(wù)和網(wǎng)上在線服務(wù)，如電子郵件熱線服務(wù)及軟件產(chǎn)品的更新及維護(hù)。
4.2.5 服務(wù)內(nèi)容
系統(tǒng)售后服務(wù)包括以下內(nèi)容：
4.2.5.1 錯(cuò)誤修改服務(wù)
在任何時(shí)候，如果采購方發(fā)現(xiàn)軟件不能與需求說明書符合，請(qǐng)以書面形式將有問題的缺點(diǎn)或錯(cuò)誤告知于我單位;
一經(jīng)收到采購方的此類通知，我單位會(huì)在不遲于之后的第一個(gè)工作日便著手修改有問題的缺點(diǎn)或錯(cuò)誤，并在正常工作時(shí)間或其它經(jīng)雙方同意的時(shí)間內(nèi)繼續(xù)致力于此工作，直至完全符合要求;
如果采購方認(rèn)為情況緊急需立即得到支持，我單位將使用所有努力以盡快完成;
此修改一經(jīng)完成，我單位將及時(shí)提供給采購方詳細(xì)說明修改的性質(zhì)，并提供改正后的正確操作指導(dǎo);
我單位盡可能快地為采購方工作人員提供必要的附帶培訓(xùn)，以使采購方人員能正確使用改正后的軟件部分。我單位還將為此目的向采購方額外提供合理要求的其他幫助。
4.2.5.2 建議服務(wù)
我單位會(huì)以電話、傳真或郵件形式提供一些必要的技術(shù)建議、咨詢及系統(tǒng)分析給采購方，以幫助采購方掌握系統(tǒng)最佳使用方法和解決關(guān)于軟件使用和操作上的困難。
4.2.5.3 新版本升級(jí)服務(wù)
在服務(wù)期內(nèi)免費(fèi)升級(jí)平臺(tái)系統(tǒng)。我單位以電話、電傳或郵件形式提供有關(guān)新版本的信息和建議。
4.2.5.4 系統(tǒng)診斷與故障排除服務(wù)
如果系統(tǒng)出現(xiàn)的問題發(fā)生在我單位對(duì)客戶進(jìn)行例行性維護(hù)或者巡檢過程中，則我單位技術(shù)人員將現(xiàn)場(chǎng)解決存在的問題，否則，我單位在受理客戶服務(wù)請(qǐng)求后在規(guī)定的響應(yīng)時(shí)間內(nèi)通過適當(dāng)?shù)姆?wù)方式為客戶進(jìn)行系統(tǒng)診斷與故障排除。
4.2.5.5 硬件環(huán)境變更服務(wù)
由于某些因素，客戶的硬件環(huán)境有變更(如更換服務(wù)器、辦公地點(diǎn)遷移等等)，我們將提供由此而導(dǎo)致的相關(guān)服務(wù)，如重新安裝系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫移植等服務(wù)。
4.2.5.6 客戶檔案管理服務(wù)
我單位除提供給客戶完整的竣工資料外，也為客戶保存從我單位與客戶聯(lián)系起的一切商務(wù)、技術(shù)資料，以便在客戶資料滅失或損壞時(shí)，無償提供給客戶使用。
公司保管的檔案中，不包括客戶的系統(tǒng)運(yùn)行所涉及的保密資料，如管理口令、用戶數(shù)據(jù)等。
4.2.5.7 客戶投訴處理服務(wù)
我單位受理客戶投訴，并在接到客戶正式投訴后一個(gè)工作周內(nèi)提出處理方案并通報(bào)用戶。我單位將采用《售后服務(wù)聯(lián)系單》的方式及時(shí)收集用戶意見，作為對(duì)我單位工作質(zhì)量評(píng)估方式之一。
4.2.5.8 定期巡檢服務(wù)
為了預(yù)防系統(tǒng)與產(chǎn)品故障，減少故障的發(fā)生率，在系統(tǒng)初驗(yàn)后，我單位將派資深的系統(tǒng)集成工程師前往采購方進(jìn)行定期巡檢服務(wù)，確保我單位提供的系統(tǒng)與產(chǎn)品日常的正常運(yùn)行。
1)定期巡檢時(shí)間間隔
本方負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行例行檢查，從系統(tǒng)驗(yàn)收完畢起每3個(gè)月檢查一次。
2)巡檢服務(wù)內(nèi)容
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檢查：對(duì)局域網(wǎng)的連接情況，廣域網(wǎng)的連接情況等進(jìn)行檢查。
軟件系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境檢查：檢查網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)軟件、客戶端操作系統(tǒng)軟件、反垃圾郵件軟件、防病毒軟件等的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查。
技術(shù)咨詢、輔導(dǎo)或培訓(xùn)：對(duì)客戶提出的實(shí)際工作中遇到的技術(shù)問題進(jìn)行咨詢、輔導(dǎo)或培訓(xùn)。
系統(tǒng)綜合性能優(yōu)化：根據(jù)系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行情況，對(duì)系統(tǒng)的綜合性能進(jìn)行優(yōu)化。
3)巡檢方式
制定巡檢計(jì)劃：我單位制定相應(yīng)的檢查計(jì)劃，其中包括每次巡檢時(shí)間、巡檢小組成員、巡檢內(nèi)容等。
核實(shí)巡檢方案：例行檢查前，由客戶提前三天通知我單位具體檢查時(shí)間。
4)巡檢結(jié)果處理
巡檢記錄：每次檢查完成后，在3個(gè)工作日內(nèi)提交巡檢報(bào)告。包括檢查發(fā)現(xiàn)的問題、系統(tǒng)現(xiàn)狀評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等。巡檢報(bào)告交由客戶簽字認(rèn)可，雙方各存一份。
巡檢問題處理：對(duì)于巡檢發(fā)現(xiàn)的問題，若屬于負(fù)責(zé)維護(hù)的軟硬件系統(tǒng)，則保證在3個(gè)工作日內(nèi)解決問題。
4.2.5.9 定期電話尋訪服務(wù)
1)定期電話尋訪時(shí)間間隔
每月一次。
2)定期電話尋訪內(nèi)容
與客戶一起共同對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行性能調(diào)優(yōu)、系統(tǒng)診斷，系統(tǒng)日常維護(hù)管理方面的交流，并與客戶共同進(jìn)行階段性總結(jié)、分析，并希望客戶對(duì)我們的售后服務(wù)質(zhì)量提出寶貴意見和建議。
3)電話尋訪處理結(jié)果處理
巡訪記錄：每次電話尋訪后，我單位對(duì)尋訪結(jié)果進(jìn)行記錄并備案。并在3個(gè)工作日內(nèi)將結(jié)果反饋給客戶。
巡訪問題處理：對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，若遠(yuǎn)程方式可以解決則采取遠(yuǎn)程解決的方式，對(duì)于客戶反映的需要現(xiàn)場(chǎng)解決的問題，則按照維護(hù)方案中關(guān)于響應(yīng)時(shí)間的描述，在規(guī)定的響應(yīng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)處理。
4)緊急支持服務(wù)
以下情況將作為緊急情況處理：無法重啟系統(tǒng)，系統(tǒng)停止或處理能力嚴(yán)重下降。
