12月23日，在《哈佛商業(yè)評(píng)論》“突破周期 開辟增長(zhǎng)——2020新增長(zhǎng)大會(huì)”上，字節(jié)跳動(dòng)副總裁謝欣結(jié)合字節(jié)跳動(dòng)與飛書實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，圍繞“組織與工具的提升”進(jìn)行了精彩分享。在分享中，謝欣首次系統(tǒng)性論述了工具如何助力組織效能提升，分享了飛書在提升組織效能層面的做法和思考。
“組織效能提升其實(shí)是一件非常難的事情，其中有一些方法和技巧可以運(yùn)用。今天我想談的是，利用工具。工具的改變和迭代能夠很高效地幫助組織提升，并且隨著工具本身的迭代提升，即使自己不主動(dòng)做什么改變，員工行為和組織效能也會(huì)不斷發(fā)生演化”，謝欣談道。
打破層級(jí) 按項(xiàng)目拉群 建立靈活的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)
當(dāng)談到“公司”的時(shí)候，大家往往會(huì)覺得是一種層級(jí)組織，但在組織溝通這件事情上，正在變得越來(lái)越“網(wǎng)狀化”。在字節(jié)跳動(dòng)，網(wǎng)狀溝通的表現(xiàn)之一是“拉群”，當(dāng)員工在拉群的時(shí)候，往往是在思考和挑選誰(shuí)是更適合協(xié)作討論、更能解決事情的伙伴，而不是上下級(jí)關(guān)系。當(dāng)大量大群行為發(fā)生的時(shí)候，其實(shí)已經(jīng)讓一個(gè)層級(jí)的組織結(jié)構(gòu)變得更加像網(wǎng)狀的組織結(jié)構(gòu)。相比傳統(tǒng)的由上而下式的層級(jí)溝通，網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)顯然能讓信息更有效地在組織內(nèi)傳遞，讓工作溝通更快落地。
相對(duì)于主動(dòng)發(fā)起的工作溝通群，在飛書上，傳統(tǒng)的OA審批，也可以實(shí)現(xiàn)“群溝通”，這大大提升了審批效率。利用飛書的API，字節(jié)跳動(dòng)內(nèi)部的每一個(gè)OA審批都可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)拉群，審批人對(duì)一張單子有疑問，就一鍵把審批流上所有人拉成一個(gè)群，然后在群里快速詢問單子的情況。“這件事情看起來(lái)很簡(jiǎn)單，技術(shù)上沒有難度，但因?yàn)檫@么一個(gè)小的動(dòng)作，提高了整個(gè)組織對(duì)于合同、單據(jù)審批的有效性，避免每天審批了很多單子，卻根本搞不清緣由的情況發(fā)生。”謝欣提道。
易于分享的文檔，讓知識(shí)在組織內(nèi)自動(dòng)傳播
使用不同的工具，會(huì)讓組織內(nèi)知識(shí)傳播的效率和員工在組織中的學(xué)習(xí)行為產(chǎn)生巨大差異。字節(jié)跳動(dòng)嘗試讓工具去提升知識(shí)在組織內(nèi)的傳播效率。謝欣分享道，“去年的時(shí)候，有位員工自己在飛書文檔寫了一個(gè)工作感悟，內(nèi)容很好，所以就有人把文章轉(zhuǎn)發(fā)到了兩個(gè)工作群，然后就變得一發(fā)不可收拾。從去年年中到現(xiàn)在，這篇文章就一直被轉(zhuǎn)發(fā)。同時(shí)因?yàn)楣久磕晷氯肼毜膯T工也非常多，直到今天文章還在被轉(zhuǎn)發(fā)，到現(xiàn)在為止已經(jīng)超過2萬(wàn)人閱讀，超過1000人點(diǎn)贊。因?yàn)槭艿搅它c(diǎn)贊以及評(píng)論反饋，作者現(xiàn)在又把文章進(jìn)行了升級(jí)改版，添加了中英文的版本，這一切公司完全沒有干預(yù)過，僅僅因?yàn)楣ぞ叩闹С?，?dǎo)致員工在組織中的學(xué)習(xí)行為發(fā)生了變化。”
據(jù)公開資料顯示，飛書文檔和飛書IM、日歷等能力進(jìn)行了深度打通，易于分享和傳播，擴(kuò)展了文檔的應(yīng)用空間和場(chǎng)景。在飛書中，文檔不僅是記錄內(nèi)容，更是實(shí)現(xiàn)深度溝通與協(xié)同的重要載體，對(duì)組織協(xié)同方式與協(xié)同效率有顯著改變與提升。
工具讓開會(huì)方式變得靈活，會(huì)議效率顯著提升
工具讓開會(huì)方式變得靈活。我們可以選擇坐在辦公室開會(huì)，也可以選擇線上視頻參會(huì)，或者是異步參與被記錄、被分享的會(huì)議。謝欣介紹道，“即便我在公司，有時(shí)候我也是坐在工位上，以在線視頻的方式加入會(huì)議。有時(shí)候我覺得這個(gè)會(huì)議，越開越覺得重要，就會(huì)直接從座位跑到會(huì)議室參會(huì)。”
與此同時(shí)，謝欣還介紹了飛書此前在發(fā)布會(huì)上重磅發(fā)布的“飛書妙記”。“很多時(shí)候會(huì)議并不需要參加、發(fā)言，但是想了解一下會(huì)議的情況，以往團(tuán)隊(duì)成員往往會(huì)提供完整的會(huì)議錄像，但真的沒有時(shí)間和耐心去看完全程。飛書妙記能夠把全部的發(fā)言通過語(yǔ)音識(shí)別轉(zhuǎn)成文字，直接顯示出是誰(shuí)發(fā)言，講的內(nèi)容是什么，同時(shí)會(huì)在頂部提取這次會(huì)議中大家討論的比較多的關(guān)鍵詞，然后這樣的話就能快速概括到這次會(huì)議的一些重點(diǎn)內(nèi)容。因?yàn)槭俏淖?，我可以快速地滾動(dòng)、快速地看。”這些工具都改變了公司開會(huì)的行為，讓開會(huì)這件事變得更靈活。
全員對(duì)齊OKR，讓勁往一處使
在字節(jié)跳動(dòng)，從一線員工到CEO的OKR都是公開的，大家能夠清晰的看到其他人的工作目標(biāo)?；贠KR對(duì)齊的功能，員工能看到從頂級(jí)CEO的OKR往下一層一層是如何拆解的，配合部門之間的OKR是如何對(duì)齊的。因?yàn)楣ぞ叩膸椭?，員工可以更清晰直觀看到整個(gè)公司從頂層到下面每一個(gè)員工的真正目標(biāo)，從而能夠保證大家真的朝一個(gè)方向在努力。
“在飛書里面，點(diǎn)開每一個(gè)人的頭像的時(shí)候，都能夠看清楚他的OKR。很多時(shí)候，一家公司業(yè)務(wù)配合是非常復(fù)雜的，有時(shí)候我都不認(rèn)識(shí)不熟悉跟我一起做項(xiàng)目的人，也沒有時(shí)間讓大家做自我介紹，即便自我介紹完了，也很難記住，這時(shí)候只要點(diǎn)開看他的OKR就可以基本了解他的信息了。”謝欣介紹道。
據(jù)了解，已經(jīng)有越來(lái)越多的企業(yè)CEO關(guān)注到公司的工具對(duì)組織效能的提升作用，會(huì)親自參與工具選型與決策。全員使用的辦公軟件并非只是單純的工具，它會(huì)引導(dǎo)員工的行為方式，對(duì)組織塑造起到潛移默化的深刻影響，進(jìn)而影響公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。雷軍曾在微博指出，“今年以來(lái)，線上協(xié)同辦公越來(lái)越流行，市場(chǎng)上也有不同的解決方案。小米選用了飛書 ，目前已經(jīng)有一段時(shí)間了”，對(duì)于使用體驗(yàn)，雷軍不乏溢美之詞“飛書在信息創(chuàng)建、分享，以及協(xié)同辦公方面，非常簡(jiǎn)潔、高效，的確越用越順手。”
作為字節(jié)跳動(dòng)旗下的企業(yè)協(xié)作平臺(tái)，飛書為企業(yè)提供一站式企業(yè)協(xié)作與溝通服務(wù)，通過改善企業(yè)工作方式，提升企業(yè)組織效能，讓協(xié)作和管理更高效，包括小米、獵豹移動(dòng)、36氪、南開大學(xué)、極客公園等越來(lái)越多的先進(jìn)公司正在選擇飛書。
